Präsentationen: Schein oder Sein?

PowerPoint – vielleicht DAS Werkzeug, welches die (Büro-) Arbeitswelt verändert hat, wie kaum ein anderes Stück Software. Sicherlich ist die Email ein größerer Schritt in der Kommunikationsentwicklung gewesen, den man kontrovers diskutieren kann. Es ist schließlich immernoch eine Kunst zu entscheiden, wann eine Email, ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch das Mittel der Wahl für eine Kommunikation ist.

Jetzt möchte ich aber ein paar Gedanken zum Thema Präsentationen und PowerPoint zur Diskussion stellen.
Vor allen in Unternehmen in denen großer Wert auf das Corporate Design (CD) gelegt wird, spielt sie eine große Rolle:

“Wieviel Energie fließt bei der Erstellung einer Präsentation in Form, Farbe, Schrift und Layout und wie viel in den Inhalt?”

Eines vorab: Die Form und Art der Darstellung ist für den Inhalt und die Botschaft einer Präsentation von essentieller Bedeutung!

Mir geht es darum, dass Folienmaster mit hundert oder mehr Seiten dem Corporate Design dienen können, nicht aber zwingend dem Inhalt und dessen Aussagekraft helfen. Einige von ihnen legen für jede Kombination von Boxen, Listen, Grafiken und anderen Content ein Layout fest und zwingen so auch die Gedanken in die schon bestehenden und bekannten Muster. Wenn ein Zusammenhang schon eine Darstellungsform im CD-konformen hat, kann er wohl kaum sehr innovativ und kreativ sein.

Auf der anderen Seite kann es sehr hilfreich sein, wenn man Diagrammtypen und Standarddarstellungen CD-konform zur Hand hat.

Der wohl beste und gleichzeitig bekannteste Präsentator unserer Zeit ist wohl Steve Jobs, seines Zeichens CEO von Apple. Allerdings gibt es nur einen Steve Jobs und nur wenige Menschen, die ähnlich gut präsentieren können. Bedeutet dies aber auch gleichzeitig, dass man nicht auch als durchschnittlicher “Folienbauer” klare und saubere Darstellungen wählen kann und sollte?

Was sind eigentlich Präsentationen: Sie sind in erster Linie dazu da, Inhalte eines Vortragenden in einer klaren Reihenfolge darzustellen.

Weniger ist mehr und das gilt vor allem für Darstellungen komplexer Inhalte für ein Auditorium, welches im Zweifel keine Vorkenntnisse zum Thema hat. Ein Wort allein in schwarzer Schrift auf weißem Grund sagt lenkt die Aufmerksamkeit deutlich besser auf den Kern der Aussage als ein verschnörkelter Satz umrahmt von Impressum im Footer, Firmenname und Logo im Header und vielleicht noch Seitenzahl, Kapitel und so weiter.

Haben Sie schon einmal nach 5 Minuten, in denen Ihnen ein Mercedes Mitarbeiter z.B. die Jahreszahlen vorstellt, vergessen dass es um Mercedes geht, nur weil die Bulletpoints keine Mercedes-Stern-Logos sind?

Ein Vortrag ist ein multimediales Ereignis. Ein Begriff, der fast schon etwas angestaubt klingt. Aber genau das ist eine Präsentation – ein Zusammenspiel der Folien, der Stimme und Gesten des Vortragenden, eventuell der Anmoderation des Gastgebers, der Musik, des Lichtes im Raum, des Tons, der Videos und vielleicht auch der Fragen der Zuhörenden. All dies zusammen ergibt das Gesamtgebilde “Präsentation”.

Aus diesem Grunde muss auch nicht jede einzelne Folie alle Aufgaben auf einmal übernehmen. Auch muss sie nicht dem jetzt gerade erst zufällig und ohne Einladung den Saal betretenden Zuschauer zeigen, wer gerade über welches Thema spricht, welchen Lebenslauf er hat und was ihn dazu befähigt hier auf der Bühne zu stehen.

Anders ist dies bei Dokumentationen. Diese müssen eine Vielzahl von Details aufweisen, die eine Präsentation nicht braucht. Dazu gehören Quellen, Rohdaten, komplexe Zusammenhänge, Glossare, evtl. Anwesende eines Workshops und so weiter.
Für eine Dokumentation benutzt man aber bitte keine Präsentation sondern ein (Word-)Dokument. Dort ist dann Platz für alle diese Dinge und es muss auch nicht vor hundert oder tausend Zuschauern im Querformat in 15 Minuten funktionieren.

Schlussendlich bringt mich dies zu der Ansicht, dass ein Folienmaster ein CD-gerechtes Deckblatt und Abbinder haben sollte, die Schriftart vorgeben sollte, welche möglichst auf handelsüblichen Rechnern vorhanden sein sollte, und dazu vielleicht noch ein paar Farben regelt. Wenn mir die Vorlage jetzt noch ein paar Standarddiagramme liefert, die sich einfach mit Daten füllen lassen und einige Bilder für Zwischenseiten vorhanden sind, dann ist alles schick!

Warum dies alles? Dann nämlich kann sich derjenige, der eine Präsentation bauen möchte, vor allem um den Inhalt kümmern und muss nicht einen signifikanten Teil seiner Zeit mit dem Layouten verbringen. Und wer weiß, vielleicht schärft er in dieser Zeit sogar noch weiter die Aussage, kommt auf weitere Ideen und schafft so einen echten Mehrwert für sich und seine Zuhörer.

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